Privacy

Algemeen

We vinden de bescherming van je privacy uiterst belangrijk. We willen je zoveel mogelijk informeren, respecteren en controle geven over wat er met je persoonsgegevens gebeurt. Hieronder vind je informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

1. Wie wordt beschermd door dit privacybeleid?

Dit privacybeleid geldt alleen voor de persoonsgegevens die wij als verwerkingsverantwoordelijke (zie punt 2B van dit privacybeleid) verwerken. Het is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van onze klanten in relatie tot onze producten en –diensten, alsook op de persoonsgegevens van de eindgebruikers die – via hun relatie met onze klant (bijvoorbeeld: werknemers, sollicitanten) – gebruik maken van deze Quintessence diensten en producten.

Dit privacybeleid is verder ook van toepassing wanneer je een bezoek brengt aan onze kantoren of websites, gebruik maakt van onze applicaties, meedoet aan een marktonderzoek, survey, wedstrijd, actie of event, inlogt op onze wireless access voor bezoekers of op andere wijze gebruik maakt van onze producten en diensten. Ook de persoonsgegevens van ex-klanten en prospecten worden zo goed en zorgvuldig mogelijk behandeld en beveiligd, conform dit privacybeleid.

2. Wat betekent ‘verwerking van gegevens’ en wie is daarvoor verantwoordelijk?

A. Definitie.

Onder ‘verwerking van persoonsgegevens’ verstaan we elke verwerking van gegevens die je als natuurlijke persoon kunnen identificeren. Over welke gegevens het dan precies gaat, lees je in punt 3 van dit privacybeleid. Het begrip ‘verwerking’ is ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van die gegevens.

Voor alle duidelijkheid, een verwerking van persoonsgegevens van klanten is enkel aan de orde indien de klant een natuurlijke persoon is; indien de klant een rechtspersoon is, dan geldt het privacybeleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die wij in het kader van hun relatie met de klant verwerken (zoals gemandateerden, contactpersonen en/of eindgebruikers).

B. Verwerkingsverantwoordelijke.

Quintessence Consulting NV, met maatschappelijke zetel te Prins Boudewijnlaan 41/1, 2650 Edegem, en ingeschreven bij de KBO onder nummer 461.056.836 (hierna “Quintessence”) is verwerkingsverantwoordelijke van je persoonsgegevens. Dit betekent dat Quintessence het doel en de middelen voor de verwerking van je persoonsgegevens vaststelt. Dit neemt niet weg dat je een aantal verplichtingen hebt in verband met de verwerking van persoonsgegevens van de eindgebruikers die je toelen gebruik te maken van Quintessence producten en diensten (zie punt 2C van dit privacybeleid).

C. Jouw verantwoordelijkheden ten aanzien van eindgebruikers.

Indien je als klant eindgebruikers (zoals werknemers) toelaat gebruik te maken van Quintessence producten en diensten die onder toepassing van dit privacybeleid vallen, dan heb je daarbij de volgende verantwoordelijkheden:

• je moet de eindgebruikers adequaat informeren dat Quintessence, door hun gebruik van de Quintessence producten en diensten, hun persoonsgegevens zal verwerken; • je moet alle wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers verkrijgen vooraleer hun persoonsgegevens worden meegedeeld aan Quintessence om te worden verwerkt in het kader van de Quintessence-producten en -diensten die je hen toelaat te gebruiken; • je mag de Quintessence-producten en -diensten niet aanwenden om persoonsgegevens te verzamelen die strijdig zijn met de geldende privacywetgeving, noch om op onwettige wijze jezelf toegang te verschaffen tot de persoonsgegevens van de eindgebruikers; • je moet je bij Quintessence informeren over het beveiligingsniveau van de Quintessence-producten en -diensten en naar eigen inschatting en vermogen aangepaste technische en organisatorische maatregelen treffen om de persoonsgegevens adequaat te beschermen tegen onbevoegde of onrechtmatige verwerking en tegen onrechtmatige of onopzettelijke vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, onbevoegde verspreiding, beschadiging, wijziging, onbevoegde toegang of openbaarmaking; • je moet alle redelijke maatregelen nemen om de betrouwbaarheid van de eindgebruikers, die toegang hebben tot de persoonsgegevens, te verzekeren. • je mag niets doen, veroorzaken of toestaan wat op enigerlei wijze kan resulteren in enige overtreding van die privacywetgeving

3. Welke persoonsgegevens kunnen we verwerken?

A. De persoonsgegevens die je met ons deelt.

We verwerken de persoonsgegevens die je ons zelf geeft, als klant of als klant voor een eindgebruiker (zie 2C). Dit kan telefonisch, schriftelijk, elektronisch (bv. email, via een Quintessence app) of mondeling.

B. De persoonsgegevens die onze systemen verzamelen.

Wij wijzen je persoonsgegevens toe voor het gebruik van onze producten en diensten. Daarnaast registreren onze systemen ook persoonsgegevens die worden gegenereerd tijdens jouw gebruik van onze producten en diensten (bijvoorbeeld vragenlijst waarbij gepeild wordt naar je studies, opmaken persoonlijk ontwikkelingsplan), met inbegrip van het gebruik door eindgebruikers.

C. De persoonsgegevens die wij verkrijgen van derden. Als sponsor van events en opleidingen verkrijgen wij deelnemerslijsten met persoonsgegevens van aanwezigen.

D. Categorieën persoonsgegevens. Wij onderscheiden in onze systemen verschillende types persoonsgegevens, die met elkaar gecombineerd kunnen worden: • Gebruikersgegevens: wij onderscheiden de persoonsgegevens die je als gebruiker van onze producten en diensten kunnen identificeren (bijvoorbeeld je naam), de persoonsgegevens die ons toelaten contact met je op te nemen (bijvoorbeeld je adres, je e-mailadres en je telefoonnummer), de persoonsgegevens die je persoonlijke kenmerken aanduiden (bijvoorbeeld je leeftijd en je geslacht). • Gegevens over je gebruik: de gegevens die wij ontvangen wanneer je onze producten en diensten gebruikt. Bijvoorbeeld: hoe je gebruik maakt van onze nieuwsbrieven of websites. Zoals de wet bepaalt, verwerken we geen gevoelige gegevens zoals onder andere gegevens over je raciale of etnische afkomst, politieke opvattingen, seksuele voorkeuren en gezondheid.

E. Persoonsgegevens van niet-klanten.

Via diverse kanalen, zoals bijvoorbeeld wedstrijden, promoties/acties, onze websites/apps en via de deelnemerslijsten van events en opleidingen kunnen wij persoonsgegevens verzamelen over personen die (nog) geen klant zijn van Quintessence met de bedoeling deze personen een zo relevant mogelijk aanbod te doen van de Quintessence producten en diensten. Wij waarborgen daarbij jouw recht op informatie en dwingen dat – voor zover van toepassing – samen met jouw eventuele wettelijk vereiste toestemming contractueel af van de derde partijen die in deze context jouw gegevens (voor ons) zouden verzamelen.  

4. Waarvoor gebruiken we deze persoonsgegevens?

A. Proportionele verwerking.

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij wij telkens enkel de gegevens verwerken die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren. Zo gebruiken wij persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is:

• in het kader van de voorbereiding, uitvoering of beëindiging van ons contract; • om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen; • voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van jouw privacy. Is het verwerken van jouw persoonsgegevens niet noodzakelijk voor één van deze drie redenen, dan vragen wij steeds je toestemming om je persoonsgegevens te mogen verwerken.

B. Onze verwerkingsactiviteiten.

Wij verzamelen persoonsgegevens voor de volgende concrete doeleinden: • Om een aanvraag voor onze producten en diensten in behandeling nemen. Als je onze website bezoekt om informatie te verzamelen en/of aan te vragen over onze producten en diensten of wanneer je je bijvoorbeeld aanmeldt voor onze nieuwsbrief, dan hebben we in ieder geval je adresgegevens nodig. Alle informatie die wij in deze precontractuele fase over je ontvangen, gebruiken we alleen om je van de gevraagde informatie te voorzien, op de wijze zoals jij dat wilt. Ook wanneer je uiteindelijk beslist om klant te worden bij Quintessence, zullen wij je voor het beheer van onze contractuele relatie om een aantal persoonsgegevens vragen zoals je naam, adres, telefoonnummer & e-mail adres. • Om onze producten en diensten te blijven verbeteren. Wij kunnen de gegevens over je gebruik verwerken om ons aanbod te evalueren en te verbeteren. Zo kunnen wij onze producten en diensten nog beter op jou afstemmen. • Om je te informeren over (nieuwe) producten en diensten van ons. Wij kunnen je gegevens gebruiken om je (schriftelijk, telefonisch of elektronisch) nieuwe producten, diensten of speciale acties aan te bieden waarvan wij denken dat die voor jou interessant zijn. Het is ook mogelijk dat wij je benaderen wanneer je geen klant meer bent bij Quintessence, tot maximaal 2 jaar na het einde van onze relatie. • Om onze prestaties op te volgen. Wij kunnen je gegevens en profiel gebruiken om onze producten en diensten te evalueren. Dit doen we onder meer aan de hand van feedback van klanten over onze diensten (bijvoorbeeld via online evaluatie). • Om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. In heel wat gevallen zijn wij wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over je te bewaren en/of mee te delen aan overheidsinstanties. In het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek kunnen wij worden verplicht om bepaalde gegevens op een vertrouwelijke manier aan de nodige overheden mee te delen. • Om studies, testen en statistieken bij te houden, voor o.a. trendanalyse, normeringsgroepen. Wij kunnen je anonieme, geaggregeerde gegevens gebruiken om bijvoorbeeld onze simulaties en normpopulaties hedendaags te houden.

C. Geautomatiseerde besluitvorming.

Quintessence neemt geen automatische besluitvorming.  

5. Hoe beveiligen we je persoonsgegevens?

A. Onze technische en organisatorische maatregelen.

We werken hard om je persoonsgegevens en privacy te beschermen. Onze medewerkers worden opgeleid om correct om te gaan met vertrouwelijke gegevens. In het kader van ieder project dat een verwerking van persoonsgegevens beoogt, wordt eerst een inschatting gemaakt op het vlak van veiligheid en de bescherming van persoonsgegevens, waarbij jouw belangen voorop staan. Voor de beveiliging van je gegevens hebben wij specifieke personen in dienst die op de naleving van de wetgeving en onze ethische overtuiging, zoals uiteengezet in dit privacybeleid, toezien. Wij hebben ook gespecialiseerde personen in dienst die instaan voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en onze informatiesystemen. Bovendien gebruiken wij allerlei technische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, ongeoorloofd gebruik en verlies of diefstal van je gegevens, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus en toegangscontroles voor onze werknemers. Moest er zich een gegevenslek voordoen met nadelige gevolgen voor je persoonsgegevens, dan word je als klant in de door de wet voorziende omstandigheden persoonlijk verwittigd. Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot je persoonsgegevens is beperkt en onze werknemers worden zorgvuldig geselecteerd. Er wordt hen enkel toegang tot je persoonsgegevens verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.  

6. Verkopen we je gegevens aan derde partijen of geven we je gegevens door?

A. Datatransfers.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derde partijen zonder jouw toestemming en we geven ze niet door aan derden tenzij: • Dit nodig is voor onze dienstverlening. Sommige van onze diensten en producten worden beheerd door een derde partij die werkt in onze opdracht en die ons bijstaat bij het leveren van onze producten en diensten. Denk bijvoorbeeld aan onze zelfstandige collega’s en de (externe) klantendienst-medewerkers die onze klanten dagelijks bijstaan. De doorgifte van je gegevens gebeurt enkel voor die doeleinden als waarvoor Quintessence je gegevens zelf verwerkt en is beperkt tot die gegevens die zij nodig hebben voor het uitoefenen van hun taak in onze opdracht. Wij zien erop toe dat zij, net zoals wij, je gegevens veilig, respectvol en als goede huisvader beheren en wij voorzien daarvoor adequate contractuele waarborgen.

• Er een wettelijke verplichting is. Wij verwijzen hiervoor naar punt 4 van dit privacybeleid.

• Je ons daar toelating voor geeft. Indien Quintessence in andere situaties persoonsgegevens aan derden zou geven, dan gebeurt dit met een expliciete kennisgeving, waarin toelichting wordt gegeven over de derde, de doeleinden van de doorgifte en verwerking. Waar wettelijk vereist, bekomen wij je uitdrukkelijke toestemming. Enkele voorbeelden: afhankelijk van het traject waarvoor je bent opgegeven, is het mogelijk dat we je persoonlijke gegevens dienen door te geven aan derden die instaan voor de producten en diensten die nodig zijn voor dit traject.

B. Internationale verwerking van je persoonsgegevens.

Quintessence verwerkt geen persoonsgegevens buiten de Europese Unie.

C. Gebruik van anonieme gegevens.

Wij gebruiken anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden en interne/externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaalde natuurlijke persoon.  

7. Hoe bepaal je welke persoonsgegevens we voor commerciële doeleinden mogen gebruiken en hoe?

Wij gebruiken je gegevens om jou een uitstekende dienstverlening en algemene communicatie te bezorgen over de producten die je bij ons hebt of die voor jou interessant kunnen zijn. De in punt 3 van dit privacybeleid vermelde gegevens (gebruikersgegevens) worden verwerkt in het kader van onze wettelijke verplichtingen, ons legitiem belang en de goede uitvoering van je contract (incl. klachten- en klantenbeheer. Opt-out voor direct marketing. Wil je geen enkele vorm van commerciële communicatie ontvangen? Je hebt altijd het recht om jezelf, zonder dat je daarvoor een reden moet opgeven, te verzetten tegen het gebruik van je persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. Je kunt daarvoor altijd contact opnemen met Quintessence of je kan: • indien je geen commerciële e-mails meer wil ontvangen: gebruik maken van de uitschrijfmogelijkheid in de bewuste e-mail. Om e-mailcampagnes efficiënter te maken, gebruiken we software om te meten of onze e-mails werden geopend en op welke links werd geklikt; • indien je wenst uit te schrijven voor nieuwsbrieven: via de uitschrijfmogelijkheid in de nieuwsbrief. Let wel: het feit dat je van ons geen commerciële communicaties meer wenst te ontvangen, doet uiteraard geen afbreuk aan ons recht om via elektronische weg contact met je op te nemen in het kader van de uitvoering van je contract of als de wet ons daartoe verplicht.  

8. Wat zijn je privacy-rechten en hoe kan je ze uitoefenen?

A. Overzicht van je privacy-rechten.

Je recht van inzage Je hebt het recht om op ieder ogenblik van Quintessence te vernemen of wij al dan niet je persoonsgegevens verwerken, en als wij ze verwerken om die gegevens in te zien en bijkomende informatie te ontvangen over: • de verwerkingsdoeleinden; • de betrokken categorieën van persoonsgegevens; • de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen); • indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn; • het bestaan van je privacy-rechten; • het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit; • de oorsprong van de gegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen; • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming. Je hebt ook het recht om een gratis kopie te krijgen van de verwerkte gegevens, in begrijpelijke vorm. Quintessence kan een redelijke vergoeding vragen om haar administratieve kosten te dekken voor iedere bijkomende kopie die je vraagt. Je recht op verbetering van persoonsgegevens Je hebt het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste of verouderde persoonsgegevens onverwijld te laten rechtzetten. Om je gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij je hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals een wijziging van je e-mailadres. Je recht op gegevenswissing (het ‘recht op vergetelheid’) Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen: • je persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt door Quintessence; • je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Quintessence zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking; • je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen zwaarder doorwegende, gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door Quintessence; • je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt; • je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting; • je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was. Houd er wel rekening mee dat wij niet altijd alle gevraagde persoonsgegevens kunnen verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Wij zullen jou daarover nader informeren in ons antwoord op jouw verzoek.

Je recht op beperking van de verwerking Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen indien één van de volgende elementen van toepassing is: • je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode die Quintessence in staat stelt de juistheid van de gegevens te controleren; • de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan; • Quintessence heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering; • zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken. Je recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens (‘data portability’) Je hebt het recht om je persoonsgegevens te ‘recupereren’. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt aan Quintessence, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. In alle andere gevallen kan je dus niet van dit recht genieten (bijvoorbeeld wanneer de verwerking van je gegevens gebeurt op basis van een wettelijke verplichting). Er zijn 2 aspecten verbonden aan dit recht: • je kan Quintessence verzoeken om de betrokken persoonsgegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm; • je kan Quintessence verzoeken om de betrokken persoonsgegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Je bent daarbij zelf verantwoordelijk voor de juistheid en veiligheid van het (e-mail)adres dat je voor de doorgifte opgeeft. Quintessence heeft het recht dit te weigeren indien de doorgifte technisch niet mogelijk is. Je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens Je hebt het recht om op grond van je bijzondere situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van Quintessence of in kader van het algemeen belang. Quintessence zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij Quintessence dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan die van jou óf wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering (bijvoorbeeld het indienen van een verzoek bij een rechtbank). Wat betreft je recht van bezwaar in het kader van direct marketing, zie punt 7 (eg. Hoe bepaal je welke persoonsgegevens we voor commerciële doeleinden mogen gebruiken en hoe?) van dit Privacybeleid.

B. Praktisch.

Hoe oefen ik mijn privacy-rechten uit? Telefonisch, schriftelijk of per mail. Om je recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van je persoonsgegevens te voorkomen, dienen wij je identiteit te verifiëren. Bij twijfel of onduidelijkheid zullen wij jou eerst nog om bijkomende informatie vragen (bij voorkeur een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart).

Zijn er kosten aan verbonden? Je kan je privacy-rechten gratis uitoefenen, tenzij je verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het repetitieve karakter. In zo’n geval hebben wij – conform de privacywetgeving – het recht en de keuze om (i) je een redelijke vergoeding aan te rekenen (waarbij rekening wordt gehouden met de administratieve kosten om de gevraagde informatie of communicatie te verstrekken en met de kosten die gepaard gaan met het treffen van de gevraagde maatregelen), of (ii) te weigeren gevolg te geven aan je verzoek. In welk format ontvang ik een antwoord? Wanneer je je verzoek elektronisch indient, wordt de informatie indien mogelijk elektronisch verstrekt, tenzij je dit anderszins verzoekt. In ieder geval bezorgen wij jou een beknopt, transparant, begrijpelijk en makkelijk toegankelijk antwoord. Wanneer ontvang ik een antwoord? Wij reageren zo snel mogelijk op je verzoek, en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van je verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van de verzoeken en van het aantal verzoeken, kan die termijn desnoods nog eens met twee maanden worden verlengd. Bij een verlenging van de termijn stellen wij jou hiervan binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis. Wat indien Quintessence geen gevolg geeft aan mijn verzoek? Wij zullen jou in ons antwoord telkens informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter.  

9. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen en kan soms heel kort zijn. Soms kan de termijn ook langer zijn, bijvoorbeeld om onze wettelijke verplichtingen na te komen (om tegemoet te komen aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen). Deze gearchiveerde gegevens zijn uiteraard wel slechts beperkt toegankelijk. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn(en) worden persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd. Bepaalde gegevens van voormalige klanten kunnen gedurende een periode van 2 jaar na beëindiging van het contract worden gebruikt om de voormalige klant te herkennen en op de hoogte te houden van nieuwe producten en promoties van Quintessence, tenzij de klant volgens de beschreven procedure aangeeft hier niet mee akkoord te gaan (zie punt 7 opt-out).  

10. Onze websites en apps.

Als je onze websites bezoekt en onze apps gebruikt dan verwerken wij de volgende persoonsgegevens van jou: • Je IP-adres, het type en de taal van je browser, de software, het type en het merk van apparatuur die je gebruikt tijdens de verbinding met onze websites en apps, de tijd van je websitebezoek of appgebruik en het webadres van waaruit je onze website bereikte, de pagina’s die je daarop bekijkt, de koppelingen (links) waarop je klikt en de andere acties die je op onze websites en apps onderneemt. Dit doen wij door middel van cookies of via Google Analytics. • Op sommige Quintessence websites en apps vragen wij je om aanvullende persoonlijke informatie, zoals je e-mailadres, naam, adres of een telefoonnummer. • Wanneer je inlogt op een Quintessence applicatie, dan vragen we een gebruikersnaam en wachtwoord. Goed om weten is ook dat je log-in sessie in het geval van ons Quintessence Q-Portaal bij afmelden nog 20 minuten actief blijft. De persoonsgegevens die wij via onze websites en apps verzamelen, worden voor de volgende doeleinden gebruikt: • Om onze (web)diensten aan jou te kunnen leveren (bijvoorbeeld het plaatsen van online bestellingen). • Om statistieken op te maken en analyses uit te voeren, met als doel de kwaliteit van onze websites en van onze dienstverlening te verbeteren. Als wij bijvoorbeeld weten dat heel wat websitegebruikers ondanks een ‘contactformulier’ op de site alsnog bellen naar de klantendienst, dan leren wij daaruit en kunnen wij onze online dienstverlening verbeteren. • Om je te benaderen met aanbiedingen en informatie over andere producten of diensten van Quintessence.  

11. Cookiebeleid.

A. Wat zijn cookies?

Wij maken gebruik van cookies wanneer je onze e-mails opent en/of wanneer je onze websites bezoekt. Cookies zijn stukjes informatie die op je eigen computer of mobiel toestel bewaard worden en die meestal worden gebruikt om het gebruiksgemak van websites en apps te optimaliseren. Er bestaan verschillende soorten cookies, onderverdeeld naar oorsprong, functie en levensduur. Voor een compleet overzicht kan je websites zoals www.allaboutcookies.org raadplegen. Quintessence gebruikt cookies om: • Het gebruik en de functionaliteiten van haar websites en apps te verbeteren; • Je als bezoeker van onze websites te kunnen identificeren bij een volgend bezoek, zodat wij het gebruiksgemak kunnen vergroten door onze websites beter af te stemmen op je wensen en voorkeuren.

B. Welke soorten cookies gebruiken we?

Functionele cookies: dit type cookies maakt het functioneren van onze websites en apps makkelijker en zorgt voor een gepersonaliseerde surfervaring door bijvoorbeeld inlognamen, wachtwoorden en voorkeuren – zoals de taalinstelling – te onthouden. Performantie cookies: deze cookies verzamelen gegevens over het gebruik van onze websites en apps zoals het aantal bezoekers, welke populaire webpagina’s zijn en de tijd die gebruikers spenderen op een bepaalde webpagina. Op basis van het gedrag van onze gebruikers kunnen we onze websites en apps verbeteren en de gebruikservaring optimaliseren en personaliseren. Wij doen hiervoor ook een beroep op cookies van derden zoals : • Google Analytics: zorgt voor het verzamelen van anonieme gegevens over het gebruik van onze website en het opstellen van bezoekersstatistieken. Meer info over hoe Google je gegevens gebruikt is te vinden op : https://www.google.com/intl/nl/policies/privacy/partners/ • Social media cookies: deze cookies maken de functionaliteiten van social media websites zoals Facebook, Twitter en Instagram mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan een YouTubefilmpje bij één van onze producten of diensten. Onder “cookies” worden ook soortgelijke technologieën verstaan, zoals flash cookies, device fingerprinting, html5-local storage en javascripts.  

12. Hoe kan ik Quintessence contacteren?

Indien je de Quintessence klantendienst wil bereiken in relatie met dit privacybeleid (bijvoorbeeld om je privacy-instellingen aan te passen), dan kan dat onder andere schriftelijk, telefonisch of via mail. Voor meer informatie over dit privacybeleid of voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens, kan je contact opnemen met de Data Protection Officer van Quintessence via ict.security@quintessence.be.  

13. Blijf op de hoogte van aanpassingen.

Quintessence kan dit privacybeleid van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld naar aanleiding van marktevoluties en nieuwe verwerkingsactiviteiten van Quintessence. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van dit beleid te raadplegen op onze website (https://www.quintessence.be/nl/privacy). Uiteraard informeren wij je voorafgaandelijk via onze websites of andere courante communicatiekanalen van elke inhoudelijke wijziging en vragen wij wanneer de wet dit vereist jouw voorafgaande toestemming voor onze (nieuwe) verwerkingsactiviteiten.  

14. Escalatie bij de toezichthoudende autoriteit.

Voor klachten in verband met de verwerking van je persoonsgegevens door Quintessence, kan je je wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel / +32 (0)2 274 48 00 / commission@privacycommission.be / www.privacycommission.be.